MeilensteineGeschichte 083

Die SAP-Umstellung: Ein beispielloser Kraftakt

2006 stellt die BFS ihre gesamte Datenverarbeitung auf ein fortschrittliches System des Softwareherstellers SAP um.

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Nach Einführung der ersten EDV-Anlage 1966 rüstet die BFS ihre elektronische Datenverarbeitung mehrfach nach. Zum Einsatz kommen teilweise auch Produkte, die selbst entwickelt oder an die speziellen Bedürfnisse der Bank angepasst werden. Nach der Jahrtausendwende stoßen diese Systeme aber immer öfter an ihre technischen Grenzen. Enorme Weiterentwicklungen in der Digitaltechnik und der rasante Siegeszug des Internets ermöglichen und verlangen nun andere Lösungen. Und: Die anstehenden strengeren Bankenregulierungen im Zuge des Basel II-Prozesses lassen höhere Anforderungen an die IT-Einrichtungen der Bank erwarten.

Das größte Projekt der BFS wird lange vorbereitet

Vor diesem Hintergrund beschließt die BFS, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen und noch vor Einführung der Basel II-Regeln bis Mitte 2006 ihre gesamte Datenverarbeitung auf ein neues System umzustellen, das immer mehr Verbreitung findet: das ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Walldorfer Softwareherstellers SAP, das sämtliche Kernprozesse eines Unternehmens wie Finanzen, Personal, Service oder Beschaffung in einem integrierten, modularen und standardisierten System verwaltet.

Die Vorbereitungen zur Einführung von SAP beginnen bereits 2004. Zunächst gilt es, die Anforderungen der BFS an die neue Software auszuarbeiten und zu dokumentieren. Weil diese teilweise weit über die von SAP vorgegebenen Standards hinausgehen, muss die neue Software mit erheblichem Programmieraufwand an die Bedürfnisse der BFS angepasst werden. Erst dann können die Daten aus dem bisherigen System Provide X auf die neue Software übertragen und ausführlich getestet werden.

Zum 1. Juli 2006 stellt die BFS ihre gesamte Datenverarbeitung auf das ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Softwareherstellers SAP um.

„Es war schon spannend zu sehen, welche Leute wie gekeult haben in der Zeit. Also Respekt, da habe ich sehr viel Achtung bekommen vor meinen Leuten.“

Dietmar Krügerwar von 1997 bis 2014 Mitglied des Vorstandes der Bank für Sozialwirtschaft AG.

Hinzu kommt die Anpassung auf die absehbaren Anforderungen von Basel II. Dazu muss ein sogenanntes Datawarehouse konzipiert und entwickelt werden. Es enthält künftig alle Daten aus dem Kunden- und Eigengeschäft der BFS und stellt sie über eine Schnittstelle mit SAP sowohl dem bankinternen Controlling als auch dem aufsichtsrechtlichen Meldewesen zur Verfügung. Parallel zu diesen aufwendigen Vorbereitungen werden die Mitarbeitenden der BFS in zahlreichen Schulungen mit der neuen SAP-Software vertraut gemacht.

„Alleine das Engagement der Leute für die Bank bei der Umsetzung von SAP damals. Jeder ist da und ist bereit, bis nachts um zwei – das fand ich eindrucksvoll.“

Hartmut Bieringleitete von 1999 bis 2014 den Kreditbereich der Bank, bestehend aus den Abteilungen Kreditzentrale, Kreditverfolgung, Rechtsabteilung und Treuhand- und Verwaltungskredite.

Im Juli 2006 berichtet die BFS in den „BFS-Informationen“ über die Einführung von SAP.

Startschwierigkeiten werden schnell überwunden

Das bisher umfassendste Projekt in der Geschichte der BFS kann wie geplant pünktlich zum 1. Juli 2006 realisiert werden. Das gelingt trotz der intensiven Vorarbeiten nicht ganz reibungslos, in der Anfangsphase kommt es immer wieder zu unerwarteten Herausforderungen – vor allem für die Kunden der BFS. Zahlreiche Mitarbeitende der BFS und von SAP arbeiten in den ersten Wochen nach der Einführung Tag und Nacht an der Bereinigung der Probleme. Und die BFS kehrt die Unannehmlichkeiten für die Kunden nicht unter den Teppich. In den BFS-Informationen vom August 2006 schreibt sie, man habe „… vielen von Ihnen Mühe und Aufwand verursacht. Noch einmal möchten wir uns hierfür entschuldigen und uns für Ihre Geduld und Ihr Verständnis bedanken“.

Bald sind die Anlaufschwierigkeiten überwunden. Die Kunden der BFS bemerken von der neuen, modernen Softwarelösung lediglich, dass ihnen Kontoauszüge entweder nur noch online zur Verfügung stehen oder, falls sie nicht am Online-Zahlungsverkehr teilnehmen, im A4-Format zugeschickt werden – und nicht mehr wie bisher auf großen A3-Bögen. 17 Jahre lang stellt die SAP-Software das datentechnische Rückgrat der BFS dar, bis es 2023 von der genossenschaftlichen Bankensoftware agree21 der Atruvia AG abgelöst wird.

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