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Die Migration auf das IT-System der Atruvia AG
Mit der Migration 2023 löst die Bank ihr auf SAP-Basis eigenentwickeltes IT-System durch das genossenschaftliche System agree21 ab.
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Am 8. Juni 2021 ist es so weit: Der Vorstand der Bank für Sozialwirtschaft AG unterzeichnet den Vertrag mit der Fiducia & GAD IT AG (dem Vorgänger der heutigen Atruvia AG) zur Migration des Kernbanksystems der BFS auf das genossenschaftliche System agree21 im Frühjahr 2023. Damit wird die Entscheidung umgesetzt, dass sich die BFS nach vielen Jahren von einem vollständig eigenen, seit 2006 auf SAP-Basis entwickelten IT-System, verabschiedet.
Am 8. Juni 2021 unterzeichnen die Vorstandsmitglieder Oliver Luckner, …
Prof. Dr. Harald Schmitz …
und Thomas Kahleis den Vertrag mit der Fiducia & GAD IT AG (dem Vorgänger der heutigen Atruvia AG).
Im Vorfeld hat die BFS als Alternativen die Migration des bisherigen SAP-Systems auf SAP HANA und den Umstieg auf das System der Volks- und Raiffeisenbanken agree21 intensiv beleuchtet. Ziel ist es von Beginn an, Prozesse stärker zu standardisieren, zu digitalisieren und so für Kund*innen und Mitarbeiter*innen zu vereinfachen. Mit der Vertragsunterzeichnung ist klar: Die Zukunft der Bank-IT liegt in einem standardisierten System, das die BFS an vielen Stellen – insbesondere bei der Erfüllung aufsichtsrechtlicher Anforderungen – entlastet und ihr zugleich eine höhere Kosteneffizienz ermöglicht.
Das Migrationsprogramm
Für das Migrationsprogramm wurde ein eigenes Logo entwickelt.
Unter diesem Leitsatz steht die Kommunikation mit den Kund*innen.
Das fast zweijährige Migrationsprogramm, in das zeitweise über 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bank intensiv eingebunden sind, startet am 1. Juli 2021. Der Wechsel auf das neue System ist für den 23. April 2023 geplant. In insgesamt zehn Teilprojekten mit umfangreichen Arbeitspaketen arbeiten Teams der Bank und der Atruvia cross-funktional zusammen. Ziel ist es von Anfang an, so weit wie möglich die Standards von agree21 zu nutzen und damit zahlreiche Prozesse z.B. im Kreditgeschäft und im Zahlungsverkehr für die Kund*innen und die Mitarbeiter*innen schlanker und besser verzahnt zu gestalten als zuvor. Dafür müssen sämtliche technisch basierten Prozesse in der BFS angepasst werden. Diese Herausforderung bindet in der gesamten Projektlaufzeit sehr große Ressourcen der gesamten Bank. Besonders herausfordernd gestaltet sich von Anfang an die Integration der zahlreichen historisch gewachsenen Sonderanwendungen im SAP-Kernbanksystem in die Standards der Atruvia.
In insgesamt sieben Testüberleitungen von Produktivdaten aus SAP in das neue System werden ab Frühjahr 2022 der Funktionsumfang und die Datenqualität Schritt für Schritt verbessert und die Migrationsreife hergestellt. Ab Herbst 2022 starten in 20 Schulungsbausteinen umfangreiche Qualifizierungsmaßnahmen für alle Mitarbeitenden. Eine eigene Projekt-Stabsstelle wird geschaffen, die auf der Basis einer Change-Story umfassende Kommunikationsmaßnahmen für die Kunden vorbereitet und umsetzt. Frühzeitig werden Kunden auch direkt eingebunden, was sehr positiv aufgenommen wird.
Das Umstellungswochenende am 21. bis 23. April 2023 verlief nach einem genauen Plan.
Schon der Start ließ einen erfolgreichen Verlauf erwarten.
Das große Engagement des Migrationsteams trug entscheidend zum Gelingen bei.
Konzentriertes Arbeiten war angesagt.
Trotz aller Anspannung herrschte optimistische Stimmung.
Die Umstellung auf agree21
Nach einer fast zweijährigen Projektlaufzeit erfolgt am Wochenende 21. bis 23. April 2023 der Wechsel auf agree21. Mehr als 100 Mitarbeitende der Bank und der Atruvia AG sorgen gut vorbereitet und hoch motiviert für eine nahezu reibungslose Umstellung. Nach der letzten erfolgreichen Tagesendverarbeitung auf dem Altsystem am 21. April wird am Vormittag des 22. April das neue Produktivsystem bereitgestellt und mit den Freigabetests begonnen. Bereits mittags sind diese erfolgreich abgeschlossen, so dass der Vorstand die Freigabeerklärung für den Produktionsbetrieb unterzeichnen kann. Kurz danach ist mit der ersten Änderung im neuen Produktivsystem der „Point of no Return“ erreicht. Die Bank feiert!
Mit der Unterzeichnung der Freigabeerklärung für das neue Produktivsystem durch die Vorstände Oliver Luckner, …
Prof. Dr. Harald Schmitz…
und Thomas Kahleis ist der wichtigste Meilenstein der Migration geschafft.
Es kann gefeiert werden! Die Migration war erfolgreich!
Ein Selfie zur Erinnerung an den erfolgreichen Abschluss eines der größten Projekte in der Geschichte der SozialBank: Die Projektleiter*innen des Migrationsprogramms Tanja Micheel-Scharifi und Martin Hecker.
Am Montag danach starten alle Mitarbeitenden und Kund*innen in die „neue Welt“. In den ersten Tagen nach der Migration nutzen täglich bis zu 1.000 Anrufer*innen die Nachbetreuungshotline für verschiedenste Anfragen. Der größte Teil kann zeitnah gelöst werden. Parallel erfolgen vielfältige Nacharbeiten und fachliche Tests. Bereits zwei Wochen später zeichnet sich ein starker Rückgang der Anrufe ab.
Nach der Umstellung liegt der Schwerpunkt zunächst auf der Lösung zahlreicher interner und externer Fragestellungen, die vor der Migration zurückgestellt wurden oder die erst kurz nach der Migration sichtbar werden. Alle müssen erst in der neuen Welt mit den neuen Prozessen richtig ankommen, bevor ein strukturiertes Optimierungsprogramm weitere positive Effekte der Umstellung des Kernbanksystems heben wird.
„Mit dem Wechsel zum Kernbanksystem agree21 der genossenschaftlichen Finanzgruppe haben wir in unserem Jubiläumsjahr den Grundstein dafür gelegt, uns auch in den kommenden Jahrzehnten für unsere Kunden als verlässlicher und zukunftsweisender Partner aufzustellen.“
Oliver LucknerMitglied des Vorstandes der Bank für Sozialwirtschaft AG
